Tässä kuvataan lyhyesti henkilötietojen käsittelystä KarTe:n toiminnassa EU:n yleisen tietosuoja-asetus huomioiden.
Rekisterinpitäjänä toimii Karjalan Tennis ry ja yhteyshenkilönä Antero Puhakka, jonka puoleen henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä pyynnöissä voi kääntyä.
KarTe:n jäsenrekisterin osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön jäsenyys seurassa. Tiedot (nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) kerätään jäseniltä itseltään näiden liittyessä jäseniksi ja alaikäisten osalta tiedot kerätään näiden huoltajilta. Tietoja käytetään KarTe:n ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpitoon, kuten sähköiseen jäsenviestintään. Henkilötietoja käsitellään myös seuratoimintaan, kuten valmennukseen, kilpailuihin tai muihin tapahtumiin osallistumisessa.
KarTe:n asiakasrekistereissä henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön sopimussuhde seuraan kuten esim. valmennukseen osallistuminen, kenttien vuokraaminen, kilpailuihin osallistuminen. Tiedot kerätään henkilöiltä itseltään ja alaikäisten osalta näiden huoltajilta sekä henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella. Rekistereissä on laskutettavien tapahtumien yksilöidyt tiedot (esim. valmennuksen tyyppi, valmennuskertojen määrä, kenttävaraukset).
KarTe luovuttaa seuran jäsenten tietoja (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin, mikä antaa jäsenelle mahdollisuuden hankkia kilpailemiseen oikeuttavan kilpailulisenssin. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen Suomen Tennisliitolle, ilmoittamalla siitä yhteyshenkilölle. KarTe ei luovuta tietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
KarTe säilyttää jäsenten ja asiakkaiden tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys/asiakkuus seurassa. KarTe poistaa kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys/asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.
KarTe:ssa henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, oikeus vaatia häntä koskevat virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi sekä oikeus tietojen poistamiseen, ellei käsittelyyn ole laillisia perusteita. Rekisteröidyllä on myös oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus tietojen siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, oikeus vastustaa tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Viime mainittua lukuunottamatta pyyntö on kohdistettava yhteyshenkilölle, ja viime mainitun osalta Tietosuojavaltuutetun toimistoon.